BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

          Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814), rozporządzenia Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47. poz. 316 z późn. zm.)      w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.   w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

Ustala się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci i pieczątek na potrzeby Starostwa Powiatowego w Łomży i jego pracowników, ich używania, przechowywania oraz likwidacji w związku z utratą przez nie cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.

 § 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. zarządzeniu - należy przez to rozumieć niniejsze Zarządzenie;
2. kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Starostę Łomżyńskiego;
3. wydziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Starostwa Powiatowego;
4. naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć kierownika wydziału komórki organizacyjnej w strukturze Starostwa;
5. pieczęci - należy przez to rozumieć pieczęć urzędową, metalową, okrągłą, tłoczoną, zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania, wyrabianej na podstawie upoważnienia Starosty Łomżyńskiego;
6. pieczątce - należy przez to rozumieć znak własnościowy i rozpoznawczy osoby fizycznej lub prawnej, który ma za zadanie pozostawienie trwałego odcisku na papierze lub innym podłożu;
7. regulaminie organizacyjnym - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Łomży, stanowiący załącznik do uchwały Nr 51/178/2016 Zarządu Powiatu Łomżyńskiego z dnia 19 września 2016 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łomży.

 § 3

Ustalenia ogólne

1. Pieczęcie urzędowe, pieczęcie nagłówkowe, pieczęcie imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa mogą być stosowane wyłącznie do załatwiania spraw służbowych należących do zakresu działania Starostwa Powiatowego w Łomży;
2. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Starostwa Powiatowego w Łomży, które ponosi koszty ich utrzymania;
3. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych odpowiadają za prawidłowe używanie pieczęci i pieczątek pod względem celowości i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa w dokumentach i pismach wytwarzanych w związku z realizacją zadań w podległych im komórkach;
4. Ustala się, że od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia we wszystkich nowych pieczęciach i pieczątkach stosowanych w Starostwie Powiatowym

w Łomży używany będzie tusz w kolorze czerwonym.

§ 4 Pieczęcie i pieczątki służbowe, ich rodzaje i przeznaczenie

1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis „Powiat Łomżyński”, „Starostwo Powiatowe w Łomży” bądź „Starosta Łomżyński”;
2. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca w otoku napis „Rada Powiatu Łomżyńskiego” bądź „Zarząd Powiatu Łomżyńskiego” zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła herb ustalony dla Powiatu Łomżyńskiego;
3. Pieczątki imienne „z up. STAROSTY” - dla osób w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Starosty Łomżyńskiego;
4. Pieczątka imienne „z up. Zarządu” - dla osób w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Zarządu Powiatu Łomżyńskiego;
5. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja;
6. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej;
7. Pieczęć urzędową, o której mowa w ust. 1, używają wszystkie organy Powiatu

i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, przekazanych Staroście na mocy przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień z właściwymi organami;

8. Pieczęć urzędową, o której mowa w ust. 2, używają wszystkie organy Powiatu

i upoważnieni pracownicy Starostwa do sporządzania dokumentów w związku z realizacją innych zadań;

9. W Starostwie Powiatowym w Łomży używane są następujące rodzaje pieczątek:

1)     nagłówkowe - zawierające pełną nazwę i adres oraz NIP;

2)     imienne - zawierające stanowisko lub pełnione przez pracowników funkcje wynikające ze stosunku pracy, imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu;

3)     imienne z up. Starosty, dla osób, w granicach indywidualnego upoważnienia Starosty Łomżyńskiego;

4)     pomocnicze - niezbędne do uproszczenia pracy biurowej poszczególnych osób, zastępując wpisywanie często używanych, powtarzających się tekstów (np.: za zgodność z oryginałem, datowniki, numeratory do formularzy pism, druków itp.) oraz referentki stosowane do zabezpieczeń szaf i obszarów przetwarzania danych osobowych (referentka - to pieczęć metalowa, odciskana w miękkim materiale (np. plastelinie) używana przy plombowaniu szaf lub pomieszczeń, worków na klucze itp., zawierająca w swojej treści najczęściej symbole i cyfry);

1. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczęci w Starostwie Powiatowym w Łomży są:

1)     Starosta Łomżyński;

2)     Wicestarosta Łomżyński;

3)     Przewodniczący Rady Powiatu;

4)     Przewodniczący Zarządu;

5)     Skarbnik Powiatu;

6)     Sekretarz Powiatu;

7)     Naczelnicy Wydziałów i ich zastępcy;

8)     Inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką pieczęcią;

1. Wzory stosowanych pieczęci i pieczątek Starostwa Powiatowego w Łomży stanowi Załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 5

Uprawnienia do używania pieczęci i pieczątek

1. Pracownik upoważniony do prowadzenia ewidencji pieczęci i pieczątek oraz ich zamawiania powierza je pracownikom, którym są niezbędne do prowadzenia czynności służbowych;
2. Pracownicy, którym powierzono pieczątki nagłówkowe, są odpowiedzialni za wydane im pieczątki i zobowiązani są do używania ich zgodnie                                    z przeznaczeniem;
3. Pieczątki imienne przysługują pracownikom, którym ze względu na rodzaj wykonywanej pracy są konieczne do realizacji zadań określonych w zakresie ich obowiązków;
4. W sprawach związanych z uprawnieniem do korzystania z pieczątek pomocniczych decyzję podejmuje Starosta Łomżyński na wniosek kierownika komórki lub jej pracownika;
5. W sprawach związanych z uprawnieniem do korzystania z pieczątek decyzję podejmuje Starosta Łomżyński na wniosek kierowników poszczególnych komórek merytorycznych;
6. Uprawnienia do podpisywania pism określają wewnętrzne uregulowania,
7. w szczególności Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Łomży, zakresy czynności oraz udzielone przez Starostę pełnomocnictwa czy upoważnienia.

§ 6

Odpowiedzialność za pieczęcie i pieczątki

1. Za pieczęcie będące w posiadaniu poszczególnych wydziałów odpowiadają naczelnicy wydziałów, a w przypadku samodzielnych stanowisk osoby zajmujące te stanowiska, przy czym za pieczątki imienne (podpisowe) osobiście odpowiadają ich użytkownicy;
2. Za pieczęcie Rady Powiatu Łomżyńskiego i Zarządu Powiatu Łomżyńskiego oraz inne związane z działalnością Rady Powiatu Łomżyńskiego i Zarządu Powiatu Łomżyńskiego odpowiada Sekretarz Powiatu;
3. Pracownicy zobowiązani są do strzeżenia pieczęci i pieczątek poprzez przechowywanie ich w szafach lub szufladach biurowych, w sposób gwarantujący ochronę przed uszkodzeniem, zgubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem;
4. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone  w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym;
5. Podczas wykonywania czynności służbowych pieczęcie i pieczątki powinny znajdować się na stanowisku pracy z wyłącznym dostępem pracowników uprawnionych do ich stosowania lub pod bezpośrednim nadzorem tych osób;
6. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zwrócić je do Wydziału Organizacyjnego i Kadr;
7. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych zdarzeń o podobnym skutku, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane w danym wydziale bądź na danym stanowisku pracy, które nie straciły użyteczności w wyniku tych zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym komórkom, stanowiskom pracy bądź osobom;
8. Protokół przekazania, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden przedkłada się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr;
9. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 7-9 stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia;
10. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczęci i pieczątek oraz zamawianie nowych bez zgody Sekretarza Powiatu Łomżyńskiego jest niedozwolone;
11. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę, jest obowiązany rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci oraz pieczątek. Fakt ten odnotowuje się w odpowiednich ewidencjach pieczęci lub pieczątek;
12. Pieczątki imienne przekazuje się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego

i Kadr, fakt ten odnotowuje się w odpowiedniej rubryce Ewidencji Pieczęci

i Pieczątki prowadzonej przez Wydział Organizacyjny i Kadr;

3. Pieczątki nagłówkowe przekazuje się naczelnikowi właściwego merytorycznie wydziału, a w przypadku samodzielnych stanowisk - bezpośrednio Sekretarzowi.

§ 7

Zamawianie pieczęci i pieczątek

1. Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci bądź pieczątki sporządza naczelnik wydziału, a w przypadku samodzielnego stanowiska Sekretarz Powiatu na formularzu Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia;
2. Naczelnik wydziału lub odpowiednio Sekretarz Powiatu przekazują zapotrzebowanie do pracownika Wydziału Organizacyjnego i Kadr, który sprawdza treść pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno-prawnym oraz potwierdza zgodność układu (wzoru) pieczęci/pieczątki oraz jej treści  z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego oraz niniejszego zarządzenia;
3. Zamawianie pieczęci odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Wydziału Organizacyjnego i Kadr;
4. Zamówienie na pieczęcie i pieczątki urzędowe podpisuje Starosta, Wicestarosta lub Sekretarz;
5. W przypadku pieczęci bądź pieczątek innych niż imienne, nagłówkowe oraz pieczęcie urzędowe, stwierdzenia poprawności ich treści pod względem formalno-prawnym i zgodności z przepisami prawa dokonuje wnioskujący naczelnik lub Sekretarz Powiatu na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego;
6. Wykonane pieczęcie lub pieczątki odbiera upoważniony pracownik - Wydziału Organizacyjnego i Kadr, który po sprawdzeniu zgodności z zamówieniem:

1)        potwierdza na fakturze odbiór pieczęci i pieczątek;

2)        wpisuje je do ewidencji pieczęci i pieczątek;

3)        umieszcza na odwrocie faktury adnotację: „wpisano do ewidencji pieczęci urzędowych i   pieczątek służbowych pod pozycją nr…”;

4)        opisaną fakturę przekazuje do dalszego obiegu zgodnie z przyjętymi  w jednostce procedurami.

§ 8

Ewidencja pieczęci i pieczątek

1. Tworzy się „Ewidencję pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym   w Łomży” w której dokonuje się spisu pieczęci i pieczątek wykonywanych zgodnie z zapotrzebowaniem, o którym mowa w §7;
2. Ewidencja, o której mowa w ust.1 jest prowadzona i przechowywana w Wydziale Organizacyjnym i Kadr przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Łomży;

3. Wzór ewidencji określa Załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

§ 9

Odbiór pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie i pieczątki wydawane są przez pracownika Wydziału Organizacyjnego i Kadr za pokwitowaniem ich odbioru w ewidencji pieczęci i pieczątek;
2. Wydanie pieczęci i pieczątek następuje wyłącznie po uprzednim zwrocie nieaktualnych lub zniszczonych;
3. Odbiór pieczątki, równoznaczny z uprawnieniem do jej używania, pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem w ewidencji pieczęci i pieczątek.

§ 10

Utrata pieczęci i pieczątek

1. W przypadku utraty (zagubienia, kradzieży) pieczęci lub pieczątki, osoba za nią odpowiedzialna jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić o tym fakcie kierownika komórki organizacyjnej oraz Starostę Łomżyńskiego;
2. Pracownik upoważniony do używania pieczęci i pieczątki, który zgłosił fakt utraty (zagubienia, kradzieży) pieczęci lub pieczątki przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej na piśmie informację o utracie pieczęci lub pieczątki, podając jej wielkość, typ oraz okoliczności utraty;
3. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza ustalenie okoliczności utraty oraz występuje z właściwym wnioskiem do Starosty Łomżyńskiego.
4. Fakt utarty pieczęci lub pieczątki odnotowuje się w ewidencji pieczęci

i pieczątek w rubryce „UWAGI”;

5. O utracie pieczęci urzędowej kierownik jednostki niezwłocznie powiadamia Mennicę Polską SA oraz właściwe organy ściągania, przekazując niezbędne informacje, identyfikujące utraconą pieczęć, oraz podając okoliczności jej utraty;
6. O utracie pieczątki służbowej oraz okolicznościach jej zaginięcia Starosta Łomżyński powiadamia natychmiast właściwe organy ścigania.

§ 11

Likwidacja pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie i pieczątki, które nie mogą być używane z powodu zużycia lub uszkodzenia należy przekazać za pokwitowaniem ich odbioru w ewidencji Wydziału Organizacyjnego i Kadr w celu ich likwidacji;
2. Pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr jest odpowiedzialny za przechowanie i zabezpieczenie zwróconych pieczęci i pieczątek do momentu przekazania ich do likwidacji;
3. Powołuje się Komisję do spraw likwidacji pieczęci i pieczątek, zwaną dalej „Komisją".

4. W skład Komisji wchodzą:

1)     Przewodniczący Komisji - pracownik na stanowisku ds. Kadr;

2)     Członek Komisji - naczelnik zainteresowanego wydziału lub osoba przez  niego wyznaczona;

3)     Sekretarz Komisji - pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr;

5. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie;
6. Z czynności likwidacji pieczątki sporządza się protokół, który stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia;
7. W przypadku likwidacji pieczęci urzędowych pracownik prowadzący ewidencję pieczęci i pieczątek sporządza protokół przekazania pieczęci do likwidacji i przesyła go wraz z pieczęcią do Mennicy Polskiej SA

( Załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia);

8. Po otrzymaniu odpisu protokołu zniszczenia pieczęci z Mennicy Polskiej SA wykreśla się pieczęć z prowadzonej ewidencji pieczęci i pieczątek.

 § 12

 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu decyzje podejmuje Starosta Łomżyński, który jednocześnie sprawuje ogólny nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem zasad oraz procedur określonych w zarządzeniu;
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Elżbieta Parzych